Mededeling van bedrijfssluiting opstellen in 5 stappen
Het kan een moeilijke taak zijn om een mededeling van bedrijfssluiting op te stellen. Het is belangrijk om dit op een zorgvuldige en professionele manier te doen, zodat medewerkers en andere belanghebbenden goed geïnformeerd worden over de situatie. Vanuit mijn eigen ervaring wil ik graag 5 stappen delen die je kunnen helpen bij het opstellen van een dergelijke mededeling.
Stap 1: Bepaal de juiste tone of voice
Voordat je begint met het opstellen van de mededeling, is het belangrijk om de juiste tone of voice te bepalen. Willen jullie de boodschap zakelijk en formeel overbrengen, of juist persoonlijk en empathisch? Dit zal de toon van de hele mededeling bepalen.
Belangrijk is om in de mededeling duidelijk aan te geven dat deze beslissing niet lichtzinnig is genomen en dat er begrip is voor de impact die dit heeft op de medewerkers en andere betrokkenen. Wees eerlijk en transparant over de redenen voor de sluiting en geef indien mogelijk aan wat de vervolgstappen zullen zijn voor de medewerkers.
Stap 2: Verzamel alle relevante informatie
Voordat je begint met het schrijven van de mededeling, is het belangrijk om alle relevante informatie te verzamelen. Dit omvat onder andere de datum waarop de sluiting zal plaatsvinden, de redenen voor de sluiting, eventuele vervolgstappen voor medewerkers en informatie over eventuele compensatieregelingen.
- Sluitingsdatum: 1 september 2021
- Redenen voor sluiting: daling van de omzet door de coronapandemie
- Vervolgstappen: medewerkers zullen begeleiding krijgen bij het vinden van nieuw werk
- Compensatieregeling: medewerkers krijgen een vertrekregeling aangeboden
Stap 3: Begin met een duidelijke opening
De opening van de mededeling is cruciaal voor het vastleggen van de aandacht van de lezer. Begin met een duidelijke en beknopte introductie waarin je aangeeft dat je bedrijf helaas genoodzaakt is om te sluiten. Geef kort aan waarom deze beslissing is genomen en wat de impact hiervan zal zijn.
Benadruk dat dit geen gemakkelijke beslissing was en dat het bedrijf de situatie betreurt. Laat weten dat je begrip hebt voor de emoties en zorgen van de medewerkers en dat er ondersteuning zal worden geboden tijdens deze moeilijke periode.
Stap 4: Communiceer duidelijk de details
Na de opening is het belangrijk om de details van de sluiting duidelijk te communiceren. Geef aan wanneer de sluiting zal plaatsvinden, wat de redenen hiervoor zijn en wat de gevolgen zullen zijn voor de medewerkers. Maak gebruik van korte en bondige zinnen om de boodschap helder over te brengen.
Vermeld ook wat de vervolgstappen zullen zijn voor de medewerkers, zoals begeleiding bij het vinden van nieuw werk of informatie over eventuele compensatieregelingen. Zorg ervoor dat de informatie overzichtelijk is gepresenteerd, zodat de lezer snel de benodigde informatie kan vinden.
Stap 5: Eindig met een boodschap van dank en hoop
Sluit de mededeling af met een boodschap van dankbaarheid naar de medewerkers toe voor hun inzet en toewijding aan het bedrijf. Benadruk dat de sluiting geen afbreuk doet aan de waarde van hun bijdrage en dat hun harde werk altijd zal worden gewaardeerd.
Sluit af met een boodschap van hoop en optimisme voor de toekomst. Geef aan dat hoewel deze periode moeilijk is, er ook nieuwe kansen en mogelijkheden zullen ontstaan. Bied steun en aanmoediging aan de medewerkers om door te gaan en nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Ik hoop dat deze 5 stappen je zullen helpen bij het opstellen van een mededeling van bedrijfssluiting. Het is een moeilijke taak, maar met zorgvuldige voorbereiding en empathie kun je een boodschap overbrengen die respectvol en begripvol is naar alle betrokkenen.
