Mijn ervaring met het schrijven van een bevestigingsbrief
Als secretaresse bij een groot bedrijf was ik vaak verantwoordelijk voor het plannen en bevestigen van afspraken voor onze directieleden. Het schrijven van bevestigingsbrieven was dan ook een belangrijk onderdeel van mijn werk. In dit artikel wil ik graag mijn ervaring delen en tips geven voor het opstellen van een goede bevestigingsbrief.
Waarom een bevestigingsbrief?
Het sturen van een bevestigingsbrief is belangrijk om de gemaakte afspraken zwart op wit te hebben. Het voorkomt verwarring en misverstanden en zorgt ervoor dat beide partijen weten wat er is afgesproken. Daarnaast dient het als een soort geheugensteuntje voor de afspraak, zodat beide partijen op tijd aanwezig zijn.
Uit mijn ervaring kan ik zeggen dat het ook een teken van professionaliteit is om een bevestigingsbrief te sturen. Het laat zien dat je de afspraak serieus neemt en dat je goed georganiseerd bent. Het kan ook dienen als bewijsmateriaal in het geval van een geschil over de afspraak.
Belangrijke elementen in een bevestigingsbrief
Datum en tijd
De datum en tijd van de afspraak moeten duidelijk vermeld worden in de bevestigingsbrief. Zo weet de ontvanger precies wanneer hij of zij verwacht wordt en kan er geen verwarring ontstaan over het tijdstip.
Locatie
Naast de datum en tijd is het ook belangrijk om de locatie van de afspraak te vermelden. Dit kan bijvoorbeeld het adres van het kantoor zijn of een specifieke vergaderzaal. Zorg ervoor dat de locatie zo duidelijk mogelijk omschreven wordt, zodat de ontvanger niet verdwaalt.
Agendapunten
In sommige gevallen kan het handig zijn om de agendapunten van de afspraak te vermelden in de bevestigingsbrief. Zo weten beide partijen wat er besproken gaat worden en kunnen ze zich hierop voorbereiden.
Contactgegevens
Zorg ervoor dat jouw contactgegevens duidelijk vermeld worden in de bevestigingsbrief, zodat de ontvanger altijd kan bellen of mailen als er vragen zijn of als de afspraak verzet moet worden.
Opstellen van een bevestigingsbrief
Als je een bevestigingsbrief gaat opstellen, is het belangrijk om een formele toon te gebruiken. Begin met het vermelden van de datum en het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld “Bevestiging van afspraak”. Gebruik vervolgens een duidelijke en beknopte structuur om de informatie te presenteren.
Zorg ervoor dat de brief kort en bondig is, maar wel alle benodigde informatie bevat. Wees vriendelijk en professioneel in je taalgebruik en sluit de brief af met een vriendelijke groet, gevolgd door jouw naam en functie.
Conclusie
Het schrijven van een bevestigingsbrief is een belangrijk onderdeel van professioneel zakendoen. Door duidelijke en beknopte informatie te verstrekken, laat je zien dat je de afspraak serieus neemt en zorgvuldig te werk gaat. Volg bovenstaande tips en je zult zeker indruk maken met jouw bevestigingsbrieven!
